Кейс: Contab - как бухгалтерский аутсорсинг получил единый контур заявок, документов и финансов
Единая B2B платформа и мобильное приложение, интеграция с Didox, прозрачные статусы и управляемый сервис для клиентов.
Содержание
TL;DR
- Клиент: Contab - бухгалтерский аутсорсинг для бизнеса в Узбекистане
- Задача: убрать потери заявок, дать руководителю контроль и сделать удобный канал для клиентов
- Решение: платформа + мобильное приложение, тикеты, документооборот, Didox, финансы, уведомления
- Эффект: единый поток задач, прозрачные статусы, меньше ручной рутины и забытых вопросов
- Формат: совместное проектирование, итерации, регулярные синхронизации
Контекст
Contab работает как внешний бухгалтерский отдел для десятков компаний. Здесь скорость и точность напрямую влияют на доверие клиентов, а ошибка в документе может привести к финансовым рискам.
Когда объем обращений вырос, стало очевидно: чаты, таблицы и личные переписки не дают контроля, а качество сервиса зависит от того, кто заметил сообщение первым. Нужна единая система, где видны статус, сроки и история по каждому клиенту.
Проблема и симптомы
До внедрения это выглядело так:
- Заявки приходили в бот, личные сообщения и группы
- Статусы задач были неочевидны для руководителя
- Критичные вопросы могли забываться или теряться
- У команды не было единой истории по клиенту
- Документы и счета хранились разрозненно
Цели проекта
Мы зафиксировали простые и измеримые критерии успеха:
- Единый вход для всех задач - ни одна заявка не теряется
- Прозрачные статусы - руководитель видит картину в режиме реального времени
- Документы и финансы в одной системе - меньше ручных пересылок и дублей
- Готовность к масштабированию - архитектура выдерживает рост
Решение: единая платформа и клиентское приложение
Мы собрали полный контур обслуживания клиента:
- Сервис-деск и тикеты - единая очередь обращений, ответственные, сроки и переписка по каждой задаче
- Роли и компании - сейчас базовые доступы, в будущих версиях добавим полный RBAC Role-Based Access Control, модель доступа по ролям и гибкое разделение по компаниям
- Документооборот - единый реестр, привязка к задачам
- Интеграция с ЭДО Didox - синхронизация документов и статусов
- Финансовый модуль - выписки и операции по счету после загрузки сотрудником Contab
- AI-модуль - уже используется менеджерами для подготовки ответов клиентам, в следующих версиях добавим больше сценариев автоматизации и аналитики
Дополнительно мы сделали Contab Mobile, чтобы клиенты могли создавать заявки и работать с документами в одном окне.
Как выглядит система
Админ панель в работе
Скриншоты с демо данными для портфолио.
Мобильное приложение для клиентов
Contab Mobile для iOS и Android стало единым окном для клиента. Теперь у клиента есть удобный канал общения с бухгалтерией без звонков и писем.
Ключевые возможности:
- Создание заявок по динамическим шаблонам и контроль статусов в реальном времени
- Чат внутри тикета с вложениями и системными событиями
- Документы Didox с быстрым согласованием и отказами с причиной
- Быстрое переключение компаний без повторной авторизации
- Список операций по счету после загрузки выписок сотрудником Contab
- Центр уведомлений с пушами и новостями платформы
Contab Mobile
Два ключевых экрана для клиента.
Если вам нужен похожий клиентский кабинет, посмотрите страницу услуги: разработка мобильного приложения.
Ключевые решения: почему это работает
1. Конструктор заявок вместо свободного текста
Шаблоны заявок с обязательными полями и валидаторами задают единый стандарт данных. Команда получает полностью заполненные заявки, а время на уточнения сокращается.
2. Роли и компании: текущий контур и roadmap
Сейчас в платформе работает базовый контур прав и контекст компаний для ежедневной работы команды. Полный RBAC Role-Based Access Control, модель доступа по ролям и расширенные multi-tenant правила запланированы следующим этапом, чтобы безопасно масштабировать сервис по мере роста числа клиентов.
3. Интеграция с ЭДО Didox
Интеграцию с Didox мы связали с мобильным приложением клиента. Клиент сразу видит актуальные статусы документов и при появлении нового документа может создать тикет для команды Contab с понятным действием: подписать документ или оформить отказ с причиной. Это ускоряет согласование и снижает количество ручных переписок.
Сценарий клиента
- Клиент создает заявку в мобильном приложении и прикладывает документы.
- Заявка попадает в нужный процесс, назначается ответственному и получает статус.
- Клиент видит прогресс, получает уведомления и может согласовать документ в Didox.
- Руководитель видит все задачи и сроки в единой панели.
Результаты: что изменилось
Для руководителя
- В одном экране видно статусы заявок, документы и ответственных
- Проще контролировать сроки и точки риска без ручного сбора данных из чатов
- Есть единая история действий по клиенту для контроля качества сервиса
Для команды
- Все обращения приходят в единую очередь с понятным контекстом и вложениями
- По документам Didox задачи на подписание и отказы фиксируются в системе, а не теряются в переписке
- AI-подсказки помогают быстрее готовить ответы клиентам и сокращают рутину
Для клиентов
- В мобильном приложении доступны и заявки, и документы в одном окне
- По новым документам можно сразу отправить запрос в Contab с нужным действием
- Коммуникация стала предсказуемой: один канал, понятные статусы, меньше ожидания
Как мы работали
- Сначала подробно разобрали, как команда и клиенты реально работают с задачами и документами
- На ключевых этапах предлагали несколько рабочих вариантов и вместе с заказчиком выбирали лучший
- Работали короткими итерациями и постоянно были на связи по решениям и приоритетам
- Регулярно показывали демо промежуточных версий, чтобы проверять согласованные бизнес-сценарии на демо-данных
- Быстро собирали обратную связь и сразу дорабатывали модули до рабочего результата
Кому подходит такое решение
Решение особенно подходит, если:
- вы ведете бухгалтерский или юридический аутсорсинг и обрабатываете большой поток однотипных обращений
- у команды много клиентов и юридических лиц, а задачи и документы должны идти по понятному процессу
- руководителю нужен прозрачный контроль по статусам, срокам и загрузке сотрудников
- клиентам важен удобный мобильный канал для заявок, документов и коммуникации
FAQ
Сколько времени занимает внедрение такой системы? ＋
Базовый контур обычно занимает 4-6 недель. Дальше срок зависит от количества функций и интеграций. В оценку входит не только разработка, но и анализ бизнес-процессов, чтобы предложить действительно рабочее решение.
Можно ли начать с одного отдела? ＋
Да. Это помогает быстро получить эффект и безопасно масштабировать систему.
Как решаются роли и доступы? ＋
Роли и доступы проектируем под вашу модель работы: от простых уровней до детальных правил по ролям и компаниям. Архитектуру закладываем так, чтобы при росте команды и числа клиентов не возникало конфликтов доступа и ручных обходов.
Как интегрируется ЭДО Didox? ＋
Через официальный API с обработкой ошибок и синхронизацией статусов.
Можно ли перенести данные из Excel и чатов? ＋
Да, мы помогаем с импортом и настройкой форматов заявок.
